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6. Oktober 2017
Kategorien: 2/2017, software, staff

Exchange-Umstellung: 6.000 Postfächer und 7,5 Terabyte Daten


Exchange-Server

E-Mails versenden, Termine abstimmen, Aufgaben planen und abarbeiten, Kontakte pflegen – für viele MitarbeiterInnen der Universität Wien wäre das ohne Microsoft Exchange nicht möglich. Egal ob sie mit Outlook oder einem anderen Programm darauf zugreifen: Ihre E-Mails, Termine und Kontakte liegen auf den Exchange-Servern der Universität Wien. Und die betreibt seit etwa 15 Jahren der ZID. Genauer gesagt das Team Server & Data Management der Abteilung Managed Services.

Dieses hatte am Ende des Sommersemesters 2017 die herausfordernde Aufgabe, Exchange auf neue, größere Server zu migrieren und von der Version 2010 auf die aktuelle Version 2016 umzustellen. Diese neue Softwareversion ist seit Oktober 2015 auf dem Markt. „Wir haben uns ganz bewusst dafür entschieden, dem Produkt ein Jahr Zeit zum Ausreifen zu lassen“, berichtet Stefan Just. Anfang 2017 begannen er und seine Kollegen dann, den aktuellen Entwicklungsstand zu prüfen und das Projekt vorzubereiten.

Große Datenmengen

Prinzipiell ist ein Upgrade ein üblicher Vorgang bei der Nutzung jeder Software. Die Exchange-Umstellung der Universität Wien beeindruckte jedoch schon aufgrund der Dimensionen: In kurzer Zeit mussten rund 6.000 Postfächer und ein Datenvolumen von 7,5 Terabyte migriert werden. „Einzelne Postfächer sind bis zu 30 GB groß“, sagt Stefan Just und erinnert daran, dass wichtige Daten mit Hilfe der ZID-Fileservices (Opens external link in new windowzid.univie.ac.at/fileservices/) oder auf der u:cloud (Opens external link in new windowzid.univie.ac.at/ucloud/) gespeichert werden sollten: „Exchange ist kein Archiv.“

Zu den großen Datenmengen, die mit denen eines Konzerns vergleichbar sind, kam erschwerend die Organisationsstruktur der Universität dazu: „In einem Konzern sind alle Rechner zentral verwaltet“, erklärt Just. „An der Uni Wien? Vielleicht gerade einmal die Hälfte.“ Den Rest betreuen die EDV-Beauftragten vor Ort, manche UserInnen übernehmen die Verwaltung ihres PCs auch selbst. Wie diese individuell konfigurierten Rechner die neue Software verarbeiten würden, war im Vorfeld nicht abzusehen. „Prinzipiell sollte man jedes Endgerät so einrichten, wie es der ZID vorschlägt“, sagt Just. Dann erspart man sich besonders bei Updates von wichtigen Services so manche Sorge.

Neues Protokoll für Outlook

Eine weitere Herausforderung war, dass bei dem Upgrade auch das Kommunikationsprotokoll gewechselt wurde, mit dem Outlook auf den Exchange-Server zugreift. Just und seine Kollegen wussten, dass an dieser Schnittstelle eine potenzielle Fehlerquelle lag. Daher trafen sie vorbeugende Maßnahmen: „Einige Wochen vor der Umstellung haben wir den alten Exchange-2010-Server so eingerichtet, dass er Outlook aktiv auffordert, eine für Exchange 2016 passende Konfiguration abzurufen.“ Wurde Outlook in diesem Zeitraum durch den/die UserIn jedoch nicht gestartet, dann konnte der Rechner diesen Schritt nicht durchführen und Outlook hatte nach der Umstellung Zugriffsprobleme. „Zum Glück arbeitete Webmail die ganze Zeit zuverlässig“, berichtet Just.

Information und Troubleshooting

Ein derart umfangreiches Softwareupgrade wie die Umstellung auf Exchange 2016 kann niemals völlig reibungslos über die Bühne gehen. Der ZID hat daher schon im Vorfeld mit Aussendungen über die Umstellung informiert. Auf einer eigens eingerichteten und laufend aktualisierten Webseite konnten die UserInnen auftretende Fehlermeldungen nachlesen und erhielten Hinweise zur Behebung ihres Problems.

Umfangreiches Troubleshooting in Zusammenarbeit mit dem Helpdesk des ZID und der außerorderntliche Einsatz von Stefan Just und seinen Kollegen  sorgten dafür, dass Exchange und Outlook bei allen BenutzerInnen so rasch wie möglich wieder gut zusammenspielten.

Nach der Migration liefen der alte und der neue Server etwa zehn Tage lang parallel. Dann wurde der Schalter endgültig umgelegt und das Exchange-Service an der Universität Wien startete in seinen nächsten Lebenszyklus – mit aktueller Software, mehr Speicherplatz und größeren Postfächern für alle UserInnen. [red]

Opens external link in new windowzid.univie.ac.at/exchange/


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