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5. März 2012
Kategorien: 1/2012, univis, staff, student

SSP ante portas: Das Tor zu modernen Studienservices


StudienServicePortal

SSP-Projektmittel bewilligt

In den letzten uni:it-Ausgaben konnten wir Ihnen bereits erste Schritte in Richtung Modernisierung der Verwaltungsanwendungen für Studierende und Lehrende präsentieren (wie etwa das im Rahmen des Projektes “Machbarkeitsstudie EAI-Layer” erarbeitete Konzept).

Indes sind die Entwicklungen zügig vorangeschritten, sodass wir Ihnen in dieser Ausgabe von einem Erfolg berichten dürfen: So konnten aus den 40 Millionen Euro an Offensivmitteln für Massen- und MINT-Fächer, die das Ministerium den Universitäten zur Verfügung stellte, Projektmittel für einen von der DLE Studien- und Lehrwesen (SLW) und dem Zentralen Informatikdienst (ZID) gemeinsam eingebrachten Projektantrag lukriert werden. Es handelt sich dabei um das österreichweit größte Einzelprojekt aus diesen Fördermitteln. Nach Bewilligung wurde von der DLE Studien- und Lehrwesen und dem ZID das  StudienServicePortal-Projekt (SSP)  unter der Projektleitung von Petra Oberhuemer (Studien- und Lehrwesen) und Harald Riedel-Taschner (ZID) aufgesetzt.

SSP

Was mit SSP erreicht werden soll

Vorrangige Ziele des StudienServicePortals sind u.a. nachhaltige Qualitätssteigerungen in der administrativen Betreuung der Studierenden und in der Organisation des Studiums sowie Zeit- und Kostenoptimierungen. Auch der Außendarstellung (und Innenwahrnehmung) der Universität Wien als moderne Lehr- und Forschungseinrichtung  wurde dabei Rechnung getragen.

Studierende sind derzeit in Hinblick auf die Organisation und die Administration ihres Studiums mit einer Vielzahl von Prozessen konfrontiert, die nur partiell IT-gestützt sind. Die persönliche Vorlage von Dokumenten zu begrenzten Öffnungszeiten, redundante Dateneingaben sowie eingeschränkte Möglichkeiten, den Bearbeitungsverlauf und -stand ihrer Anträge einzusehen, sind laut der im Jahr 2010 im Auftrag des Rektorats durchgeführten UNIVIS-Zufriedenheitsstudie hauptsächliche Gründe für die Unzufriedenheit der Studierenden mit der mangelhaften Unterstützung ihres Studienalltags (vgl. dazu uni:it, 1/2011).

Darüber hinaus sind mit der Umstellung der Studien auf die Bologna-Studienarchitektur und dem Wechsel von der Lehrenden- zur Studierendenzentriertheit auch neue Ansätze in der Studienadministration und Studierendeninformation erforderlich. Diese können mit den bestehenden IT-Anwendungen zur Zeit nicht umgesetzt werden. So ist es beispielsweise nicht möglich, Studierenden eine übersichtliche Darstellung des curricularen Aufbaus (Modularisierung, Voraussetzungen) zur Verfügung zu stellen, die, ergänzt mit Informationen über Qualifikationsprofil, Studienziele und Vermittlungsmethoden, das Curriculum in seiner Gesamtheit (anstatt als Sammlung von Lehrveranstaltungen) begreifbar macht. Zudem erschwert die inkonsistente und verteilte Studieninformation (insbesondere Teilzeit-) Studierenden die Studienorganisation und die selbstverantwortliche Gestaltung des Studiums.

Projektziele im Detail

1) Das StudienServicePortal soll der Single-Point-of-Entry zu allen studienrelevanten Services (z.B. Anmeldesystem, Lernplattform, Bibliotheksservices) sein und die einfache Konfiguration persönlicher Lernumgebungen ermöglichen. Übergreifende Funktionen, wie etwa eine flexible Suche über mehrere, bisher getrennt zugängliche Datenbestände oder verschiedene Wege zum Lehrangebot der Universität Wien, sind seit langem gewünschte Funktionalitäten, die erstmals angeboten werden können.

2) Das StudienServicePortal soll als zentrale Informations- und Kommunikationsplattform für Studierende, für Studierende und Lehrende sowie für Studierende und Administration etabliert werden. Dadurch wird gewährleistet, dass Studierende rechtzeitig und verlässlich mit allen studienrelevanten Informationen in allgemeiner sowie in individualisierter Form versorgt werden.

3) Ein zentrales Konzept des StudienServicePortals ist das elektronische Curriculum (eCurriculum). Dieses bildet als visuell aufbereitete Darstellung eines Curriculums die Grundlage für alle weiteren Informationsmaßnahmen und administrativen Schritte. In seiner nicht-personalisierten, öffentlich zugänglichen Form soll das eCurriculum den Aufbau und die Struktur des Curriculums  veranschaulichen und gleichzeitig den direkten Zugang zum Online-Vorlesungsverzeichnis bieten. Ziel ist es, Studieninteressierten umfassende, granular abstufbare Informationen zu einem Studium anzubieten. Diese Art der Darstellung erhöht Transparenz und Vergleichbarkeit von Curricula und unterstützt somit eine informierte Studienwahl. In der personalisierten Ausprägung informiert das eCurriculum aktive Studierende über ihren jeweiligen Standort im Curriculum sowie über die bisher erbrachten Leistungen.

Es wird für Studierende auf einen Blick erkennbar, welche Module bereits abgeschlossen bzw. noch zu absolvieren sind und in welcher Abfolge Lehrveranstaltungen besucht werden sollten. Auch in personalisierter Form bietet das eCurriculum einen einfachen Zugang zum aktuellen Lehrangebot im Online-Vorlesungsverzeichnis. Durch die Vereinfachung des Semesterüber­blicks können sich Studierende zielgerichtet zu Lehrveranstaltungen anmelden. Die Zahl der Mehrfachanmeldungen, die später in Abbrüchen enden, kann damit reduziert werden. Anerkennungen können direkt aus dem eCurriculum online beantragt werden.

4) Das StudienServicePortal hat im Sinn einer verstärkten Orientierung an den Bedürfnissen der Studierenden den Abbau bürokratischer Doppelgleisigkeiten und die Standardisierung von Prozessen zum Ziel. Die Zusammenfassung bestehender Online-Services fokussiert auf die Implementierung von Schnittstellen zwischen den einzelnen Services zur Vermeidung von mehrfachen Dateneingaben und Anmeldeprozessen. Ein zweiter wichtiger Aspekt ist die Verbesserung der Usability im Sinn einer einheitlichen BenutzerInnenführung, einer einfachen Handhabung und der Bereitstellung von Leitsystemen, Wizards und Kontexthilfen.

5) Die Konzeption und Implementierung neuer Online-Services zielt auf den Transfer von derzeit Papier-basierter auf IT-gestützte Prozesse ab (z.B. Antrag auf Beurlaubung vom Studium/auf Wiederaufnahme des Studiums). Studierende sollen Prozesse über das StudienServicePortal auslösen bzw. zurückziehen, den Bearbeitungsstatus zu jedem Zeitpunkt einsehen und Anfragen an die bearbeitenden Stellen schicken können. Solche Prozesse erfordern die Unterstützung von Workflows (Upload, Bearbeitung, Weiterleitung und Archivierung von Dokumenten) durch ein Dokumentenmanagementsystem. Geplante Online-Services dieser Art sollen Warte- und Durchlaufzeiten erheblich verkürzen und zu einer maßgeblichen Qualitätssteigerung in der administrativen Betreuung von Studierenden beitragen. [rt]

SSP: Die Fakten im Überblick

WAS

  • Einführung einer neuen Online-Plattform
  • Qualitätssteigerung in der administrativen Betreuung der Studierenden
  • Zeit- und Kostenoptimierung
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit mit den Online-Anwendungen für Studium und Lehre
  • Single-Point-of-Entry zu allen studienrelevanten Services
  • Darstellung von Informationen auch in individualisierter Form
  • Personalisierte Verfügbarkeit von Studien,- Lehr- und Prüfungsdaten
  • Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) und Workflowsystems

WANN

  • Die Vorarbeiten (Prozessanalysen, technische Vorarbeiten, Auswahl der Software, Ausschreibung DMS etc.) haben bereits begonnen
  • Ende Jänner 2012: Veröffentlichung der Ergebnisse der Ausschreibung (Phase 1)
  • Anfang Februar 2012: Beginn Verhandlungsverfahren (Phase 2)
  • Anfang Mai 2012: Voraussichtlicher Projektstart
  • September 2013: Voraussichtliches Projektende

WER

Die konkrete Umsetzung des geplanten StudienServicePortals wird von den Dienstleistungseinrichtungen Studien- und Lehrwesen und Zentraler Informatikdienst unter enger Einbeziehung der zukünftigen NutzerInnengruppe der Studierenden erfolgen.


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