Font1 Font2 Font3 Style1 Style2 Style3
21. Januar 2011
Kategorien: 3/2010, staff, student, univis

Ergebnisse der Zufriedenheitsstudie zum i3v- / UNIVISonline-System


Zur Studie

Im Zeitraum Juni bis November 2010 führte der Zentrale Informatikdienst der Universität Wien gemeinsam mit der Firma HYVE, einem Münchner Marktforschungsinstitut mit universitärem Hintergrund, eine Studie zum i3v- / UNIVISonline-System durch.  Ziel der Untersuchung war es, die Zufriedenheit mit dem i3v- / UNIVISonline-System zu erheben und konkrete Verbesserungsansätze zu identifizieren. i3v / UNIVISonline ist das zentrale System der Universität Wien, das von mehr als 80.000 Studierenden und über 8.800 MitarbeiterInnnen für unterschiedliche administrative Aufgaben (z.B. Anmeldung zu Lehrveranstaltungen, Übersicht zu erbrachten Leistungen, Personal- und Raumverwaltung) verwendet wird.

Mit dem Ziel, möglichst tiefe Einblicke in die aktuelle Nutzung und Wahrnehmung des Systems zu bekommen, wurde das Projekt in zwei Stufen durchgeführt. In einem ersten Schritt wurden 130 Interviews mit VertreterInnen aus 14 Anwendergruppen (Studierende, Lehrende, Forschende, StudienprogrammleiterInnen usw.) geführt. Die gewonnenen Erkenntnisse wurden dann in einem zweiten Schritt im Rahmen einer Online-Umfrage, an der mehr als 12.000 Studierende und MitarbeiterInnen teilnahmen, validiert und vertieft.

Die Studienergebnisse verdeutlichen, dass das i3v- / UNIVISonline-System für Studierende und MitarbeiterInnen eine wertvolle Unterstützung des eigenen Studiums bzw. der eigenen Tätigkeit ist.  Während für Studierende zum Beispiel die Möglichkeit, sich selbstständig Zeugnisse und Bestätigungen ausdrucken zu können, ein gutes Service darstellt, schätzen MitarbeiterInnen insbesondere  den Zugriff auf stets aktuelle Daten. 

Von 80.000 Studierenden, die per E-Mail und im UNIVISonline-System selbst zur Studie eingeladen wurden, nahmen mehr als 10% an der Online-Umfrage teil. Dieser für eine Online-Umfrage gute Wert verdeutlicht, dass für Studierende das UNIVISonline-System ein wichtiger Bestandteil des eigenen Studiums ist und es eine große Bereitschaft gibt, eigene Wünsche und Ideen für die Verbesserung des Systems einzubringen. Die seitens der Studierenden am häufigsten genutzten Anwendungen umfassen die Einsicht in erbrachte Prüfungsleistungen und Noten, die An- und Abmeldung zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen sowie die Anzeige und Zuordnung von Leistungen im Rahmen des Studienpasses. Hinsichtlich der Zufriedenheit mit dem System  gibt mehr als die Hälfte aller TeilnehmerInnen (54%) an, dass sie mit dem System „sehr zufrieden“ oder „zufrieden“ sind. Neben dieser Grundzufriedenheit weisen die Studienergebnisse im Detail aber auch auf Verbesserungspotenzial hin. Aus Sicht der Studierenden stellen insbesondere die Bereiche „intuitive Bedienbarkeit“ und „verbesserte Übersichtlichkeit“ wichtige Handlungsfelder dar.  Weitere Verbesserungspotenziale liegen in der Suchfunktion, der klaren Formulierung und Anzeige von Fehlermeldungen und Hinweistexten sowie einer vereinfachten Navigation. Auch neue Funktionalitäten, wie z.B. ein Kalender, der Studierende vor dem Ablauf von Fristen benachrichtigt und die Verwaltung eigener Termine unterstützt, werden als wertvolle Ergänzungen gesehen.

Wunsch nach Verbesserung des Anmeldesystems

Hinsichtlich der konkreten Anwendungen, bei denen sich Studierende eine Verbesserung wünschen, sticht insbesondere das Anmeldesystem deutlich hervor. Das Anmeldesystem zählt neben dem Bereich Prüfungsleistungen zu den am häufigsten genutzten Funktionen des Systems (81% nutzen das Anmeldesystem zumindest gelegentlich). Hinsichtlich der Art der Anmeldung kommen sowohl das Punkteverfahren (36% „sehr häufige Nutzung“) als auch das Präferenzverfahren (26% „sehr häufige Nutzung“) zum Einsatz. Insgesamt beschreiben sich 32% der Studierenden als „sehr zufrieden“ oder „zufrieden“ mit dem Anmeldesystem. Zugleich sprechen sich aber auch 50% der TeilnehmerInnen dafür aus, dass das Anmeldesystem die Anwendung ist, auf der als erstes der Fokus bei Verbesserungen liegen sollte. Zu den Aspekten, die aus Sicht der Studierenden hierbei vorrangig zu beachten sind, zählen einfache Bedienbarkeit, Übersichtlichkeit sowie klare Fehlermeldungen und Hinweistexte. Zahlreiche weitere Wünsche und Anregungen wurden in Form von oft sehr detaillierten Beschreibungen über die offenen Textfelder der Studie eingebracht. Hinsichtlich der Zufriedenheit mit dem Anmeldesystem verdeutlichen die Studienergebnisse aber auch, dass sich die Studierenden hier Verbesserungen und mehr Transparenz zu den Vergabe- und Zuteilungsprozessen erwarten.

Neben konkreten Verbesserungsmöglichkeiten zu übergeordneten Aspekten und spezifischen Anwendungen liefern die Studienergebnisse zudem Einblicke in das Nutzungsverhalten der Studierenden. Ein interessanter Aspekt in diesem Zusammenhang ist, dass sich Studierende in den meisten Fällen an Freunde bzw. andere Studierende mit Fragen zum System wenden (ca. zwei Drittel der Studierenden), während offizielle Stellen, wie z.B. Student Point oder StudienServiceCenter, eher selten in Anspruch genommen werden (ca. ein Drittel).

Ergebnisse der MitarbeiterInnenbefragung

Ähnlich der Studierenden-Befragung zeigen auch die Ergebnisse der MitarbeiterInnen-Befragung, dass das i3v- / UNIVISonline-System auch für MitarbeiterInnen der Universität eine wertvolle Unterstützung der eigenen Tätigkeit darstellt. Jedoch schwankt die Nutzungshäufigkeit des Systems je nach Anwendergruppe sehr stark. Während z.B. der i3v-Client von einem Fünftel der StudienteilnehmerInnen täglich genutzt wird, werden die anderen Systemzugänge (Interfaces) eher in bestimmten Phasen des Semesters intensiv genutzt. Systemübergreifend besteht Handlungsbedarf insbesondere bei Navigation und Menüführung (z.B. Anzahl der Klicks, um zum Ziel zu kommen), transparenteren Fehlermeldungen und Hinweistexten, einer einfacheren Dateneingabe und Suchfunktionalität sowie einer verbesserten Systemgeschwindigkeit. Neben diesen übergeordneten Themen wurden im Rahmen der Studie auch konkrete Arbeitsabläufe identifiziert, die vom Zentralen Informatikdienst in der Verbesserung des Systems priorisiert werden sollten. Ein Beispiel hierfür ist die Eingabe von Forschungsleistungen (z.B. Publikationen) durch Forschende und Lehrende, die als sehr umständlich wahrgenommen wird.

Für den Zentralen Informatikdienst liefern die Studienergebnisse wertvolle Hinweise zur Verbesserung des Systems. Neben einem detaillierten Verständnis der Zufriedenheit mit den einzelnen Anwendungen wurden übergeordnete Themen identifiziert, hinsichtlich derer das i3v- / UNIVISonline-System optimiert werden kann. Zudem konnte ein Verständnis konkreter Funktionalitäten und Abläufe gewonnen werden, die aus Sicht der AnwenderInnen den dringendsten Verbesserungsbedarf haben.

Besonders erfreulich aus der Sicht des Zentralen Informatikdienstes ist auch, dass sich mehr als die Hälfte aller StudienteilnehmerInnen dafür ausspricht,  bei der weiteren Verbesserung des Systems einen aktiven Beitrag leisten zu wollen (z.B. im Rahmen von Workshops oder Testen neuer Versionen).

Ausblick

Ein wesentliches Ergebnis dieser Umfrage ist zweifellos, dass die Benutzerfreundlichkeit der einzelnen Anwendungen verbesserungswürdig ist. Diesem Aspekt wird bei den UNIVIS-Projektplanungen für die kommenden Jahre besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden.

Für den Bereich von RAD ist eine Evaluierung von am Markt verfügbaren Systemen geplant, die letztlich zum Ersatz und Einsatz eines State-of-the-art-Systems für die Forschungsdokumentation anstelle von RAD in UNIVISonline führen soll.

i3v wird zu einem Expertensystem gemacht und wird nur noch jene Bereiche abdecken, die von der hohen Funktionalitätsvielfalt von i3v auch tatsächlich im täglichen Betrieb profitieren. Insbesondere Bereiche, wie Institute/Departments oder StudienServiceCenter, werden sukzessive durch Web-Anwendungen abgedeckt und so wesentlich intuitiver zu bedienende Anwendungen erhalten.

Im Projekt „StudentSpace“ werden zudem alle Fragen zum Thema Hörsaal- und Raumbuchung sowie zum Thema Lehrplanung erarbeitet und mit den oben genannten Projekten vernetzt.

Projektbegleitend werden die detaillierten Rückmeldungen aus den Umfragen als Input und Hilfe zur Priorisierung der einzelnen Arbeitspakete herangezogen. Diejenigen StudienteilnehmerInnen, die einen aktiven Beitrag zur Verbesserung der Systeme leisten wollen, werden im Zuge von Workshops zusätzlich eingebunden werden.

Abschließend möchten wir – das Rektorat und der Zentrale Informatikdienst der Universität Wien sowie die Firma HYVE – uns herzlich für die wertvollen Anregungen und Ideen aller StudienteilnehmerInnen  bedanken.

Detaillierte Ergebnisse der Zufriedenheitsstudie i3v / UNIVISonline:


uni-it-Logo
Student