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25. Februar 2015
Kategorien: 1/2015, software, staff

Software für MitarbeiterInnen im Selfservice-Portal

Mitte Jänner erfolgte an der Universität Wien die offizielle Einführung eines Software & Asset Management Tools (SAM) – ein Werkzeug für das Software- und Lizenzmanagement.


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Selfservice-Portal für Softwarebestellungen
Das Selfservice-Portal steht allen MitarbeiterInnen unter Opens external link in new windowsam.univie.ac.at/sps/portal/ zur Verfügung. Die Anmeldung erfolgt mittels u:account (u\UserID und zugehörigem Passwort). Das PDF-Bestellformular für Software ist damit obsolet.

Damit ein vollständiger Überblick über die an der Universität Wien im Einsatz befindlichen Geräte sowie die darauf installierte Standardsoftware gewährleistet werden kann, sind alle Geräte zeitnah zu inventarisieren und darauf befindliche Standardsoftware ist via Bestellkatalog (nach) zu bestellen.

Die Inventarisierung von Managed Clients (PC, Notebook) erfolgt entweder durch den ZID oder durch die EDV-Beauftragten der jeweiligen Einrichtung. Software für Managed Clients ist im Bestellkatalog mit m: gekennzeichnet, z. B. m: Adobe Acrobat 11 Professional.

Unmanaged Clients sind von dem/der HauptbenutzerIn zu inventarisieren. Die entsprechenden Inventarisierungstools (TIT und SAM) finden Sie im Bereich Gratissoftware unter Opens external link in new windowswd.univie.ac.at:

  • TIT für Geräte mit Windows
  • SAM für Geräte mit Mac OS X

Unmanaged Clients mit Linux sind manuell durch die für ihre Einrichtung zuständigen EDV-Beauftragten einzupflegen. Software für Unmanaged Clients ist im Bestellkatalog mit einem u: gekennzeichnet, z. B. u: Adobe Acrobat Prof XI für Win.XP/7/8, multilingual.

Um UserInnen den Einstieg in die Benutzung und die Funktionen des Selfservice-Portals zu erleichtern, steht auf der ZID-Website ein ausführlicher User Guide als PDF zur Verfügung.

Informationen zum Selfservice-Portal finden Sie unter: Opens external link in new windowzid.univie.ac.at/selfservice-portal/

Wozu ein Software & Asset Management Tool?

Mitte Jänner erfolgte an der Universität Wien die offizielle Einführung eines Software & Asset Management Tools (SAM) – ein Werkzeug für das Software- und Lizenzmanagement. Für MitarbeiterInnen wird diese Neuerung im Zuge von Softwarebestellungen sichtbar. Das Selfservice-Portal für Softwarebestellungen wurde eingerichtet, um den Bestellprozess für Software zeitgemäß und automatisiert abwickeln zu können. Das Portal bietet neben der automatisierten Abwicklung von Softwarebestellungen auch die Möglichkeit der Rückgabe sowie der quartalsweisen Abrechnung der anfallenden Mietkosten.

Mit der Einführung eines Software & Asset Management Tools an der Universität Wien wird dem mit 01.01.2014 generell eingeführten Mietmodell von Softwareprodukten Rechnung getragen, das eine quartalsweise Verrechnung und Rückgabemöglichkeit von Softwarelizenzen vorsieht. So soll zukünftig jederzeit ein Überblick über vorhandene Assets (PCs, Notebooks etc.), die darauf installierte Software sowie die hierfür anfallenden Kosten möglich sein.Damit wird in weiterer Folge die Basis für ein effektives Lizenzmanagement an der Universität Wien geschaffen, womit zukünftig „passgenaue“ Softwareverträge (Kosten-Nutzen-Rechnung) verhandelt bzw. verbesserte Aussagen über die tatsächliche Nutzung sowie die hierfür anfallenden Quartalsmieten getroffen werden können.

Ausgangsbasis für die Auswahl eines Software & Asset Management Tools war die vorangegangene Entscheidung im Bereich Deployment für PC-Arbeitsplätze (Ferninstallation von PCs in Verbindung mit einer zentral organisierten Softwarewartung) zugunsten des Produkts Empirium der Firma Matrix42. Somit war es naheliegend, auf die unter dem Titel Workspace Management zusammengefassten Zusatzprodukte Selfservice-Portal, Asset Management und License Management desselben Herstellers zurückzugreifen, um ein möglichst reibungsloses Zusammenspiel zu gewährleisten.

Im Zuge von drei Workshops mit FakultätsbetreuerInnen und EDV-Verantwortlichen wurden auf Basis des Empirium-Standardproduktes weitere Anregungen und Wünsche aufgenommen. Die Herausforderungen lagen vor allem darin, manuelle Arbeiten weitestgehend zu automatisieren sowie im Bereich der Stammdaten und Berechtigungen auf bereits existierende Systeme zurückzugreifen. Des Weiteren durfte nicht außer Acht gelassen werden, dass teilweise auch mit der Universität Wien verbundene Unternehmen zum Softwarebezug berechtigt sind – auch hierfür mussten entsprechende Lösungen gefunden werden. Diese Anforderungen wurden in mehreren Customizing-Sitzungen gemeinsam mit dem Matrix42-Partner TAP Desktop Solutions umgesetzt. Damit steht nun ein komfortables Selfservice-Portal für Softwarebestellungen bei gleichzeitiger Abwicklung der Genehmigungsprozesse und der automatischen Lizenzkontrolle zur Verfügung.

Ausblick
In weiterer Folge gilt es, sämtliche im Eigentum der Universität Wien befindlichen Geräte als Assets in dieses System zu integrieren und die Softwarebestände an der Universität Wien gemäß der tatsächlichen Nutzung einzubuchen – die Herausforderung für das Jahr 2015.


Staff